「弊社なら半分の金額でできますよ」と言ってたのに、気付けば逆にコストが増えていた。

「うちなら半額でできます」という言葉は、甘い。そして、その甘さが後に痛みになる。

「うちなら半額」という提案

システム開発の刷新や保守の見直しを検討していると、こんな提案をしてくるベンダーが現れることがあります。

「現在お支払いの金額の半分でご対応できます」

ITコストが半分になるのは非常に魅力的です。既存ベンダーへの不満があれば、なおさら前向きに検討したくなります。「なぜそんなに安くできるのか」という疑問よりも、「これだけコストが下がるなら試してみよう」という気持ちが先行しがちです。

そしてそのベンダーに依頼することにしました。

ところが、プロジェクトが進むにつれて、想定外の請求が次々と発生しました。

「この機能は当初の見積もりに含まれていません。別途ご対応となります」

「この仕様変更は想定外でしたので、追加料金が必要です」

「この要件は見積もり時にお伺いしていなかったので、別途お見積もりになります」

個々の追加対応はそれなりの理屈があるように聞こえます。しかし積み重なると、最終的な費用は当初の想定を大幅に超えることになりました。

システム開発の費用は、その性質上、ベンダーによって大きく異なることがあります。「A社が500万円、B社が1,200万円」という状況は珍しくありません。

この差には根拠があります。スコープの解釈の違い、設計の精度、テスト工数の見込み方、保守体制の費用の含め方など、見積もりに含める内容が異なるためです。

「うちなら安くできる」と言えるベンダーが本当に効率的な体制を持っている場合もあります。しかし多くの場合、「安い見積もり」は意図的あるいは無意識に範囲を絞った結果です。そして足りない分は、後から「追加対応」として請求されます。

特に注意が必要なのは、見積もり前の要件定義が不十分な状態で契約してしまうケースです。

要件が曖昧なままだと、ベンダーは「言われたことしかやらない」という立場を取りやすくなります。「それは聞いていませんでした」「追加の話になります」という返答が増えるのは、要件が曖昧なほど起こりやすくなります。

要件定義をしっかり行い、見積もり時点で対象範囲を明確に合意しておくことが、追加コストを防ぐ最も有効な手段です。

さらに厄介なのは、契約後やプロジェクトが進んだ段階では、ベンダーを乗り換えることが非常に難しい点です。

途中でベンダーを変えると、それまでの設計・コードの引き継ぎコスト、新ベンダーの立ち上がり期間、スケジュールの遅延など、さらに大きな損失につながります。「高い」と気づいても動けないため、結局追加対応の費用を支払い続けることになります。

「半額でできます」という言葉を見たときこそ、その根拠を丁寧に確認する必要があります。