エクセルの顧客管理をクラウドと組み合わせてレベルアップする

エクセルで顧客管理をしている会社は多いです。それ自体は悪くありません。ただ、クラウドツールをうまく組み合わせることで、エクセル単体では難しかった管理ができるようになります。

エクセル顧客管理の「あるある」な限界

エクセルで顧客管理をしていると、ある時点から以下のような問題が出始めます。

これらはエクセルの機能の問題ではなく、エクセルを「複数人でリアルタイムに使う」用途に使っていることで起きる問題です。

エクセルファイルをGoogleスプレッドシートに移すだけで、複数人同時編集・クラウド保存・スマートフォンからのアクセスという課題は一気に解消します。操作感もエクセルに近いため、学習コストも低いです。

「エクセルから大きくやり方を変えたくない」という場合、まずこのステップから始めるのが現実的です。

顧客の基本情報はスプレッドシートで管理できても、「いつ・誰が・どんな対応をしたか」という履歴の記録はエクセルが苦手とするところです。

kintone（サイボウズ） 顧客ごとのページに対応履歴を時系列で記録できます。担当者間での情報共有、進捗状況の見える化、一覧でのフィルタリング検索など、スプレッドシートでは難しい使い方が可能です。

Notion データベース機能を使って顧客ごとのページを作り、対応メモや添付資料をまとめて管理できます。テンプレートも豊富で、自社の業務に合わせた形に整えやすいです。無料プランから使えます。

展示会や商談で集めた名刺が、引き出しの中に眠っている会社は少なくありません。Sansan・Eight・Wantedlyなどの名刺管理アプリを使うと、スマートフォンで撮影するだけでデジタル化でき、顧客リストへのインポートも容易になります。

名刺のデジタル化は、顧客管理の「入口」を整えることでもあります。

ここまで紹介したクラウドツールを使っても、エクセルを完全に捨てる必要はありません。月次の集計や分析はエクセルの方が柔軟にできることも多く、クラウドのデータをCSV出力してエクセルで加工する使い分けは合理的です。

「エクセルでやること」と「クラウドでやること」の役割を分けて設計することが、使いやすくて長続きする顧客管理の形です。