紙中心の申請管理

会社の規模が大きくなれば、予算が必要な業務に稟議はつきもの。しかし、紙中心の業務では承認ひとつに大きな手間がかかっています。

これまでの業務

ワード用の申請書のテンプレートで申請内容を作成し、添付資料とともに印刷後、ハンコを押印して現場長に提出。現場長に承認されれば稟議開始。部署長や影響する部門の責任者の承認を得て申請完了。完了した申請書は、申請のプロジェクトにトラブルがあった際に確認できるようファイルに保管。

発生していた問題点

• 申請に応じた最新のテンプレートファイルを探すことに煩わしさを感じる。
• 申請書の紛失や他の資料に埋もれることで、承認が大幅に遅延したり消滅した。
• 期限を見逃して承認が間に合わず、業務が適用できなかった。
• 後で申請書を見返す際に、膨大な申請書の中から目的の1枚を探すのに手を要していた。

ワークフローシステムを導入

申請をデジタルで管理するには、ワークフローツールが最適です。申請の作成から提出、承認状況の確認、保管と検索が簡単に行えます。多くのワークフローツールにはテンプレート管理機能が搭載されているため、対象のテンプレートファイルを探す手間はありません。必要な添付資料もファイルのまま添付が可能です。一覧から申請を確認できるため、埋もれて見えなくなるということもありません。

期待できる効果

• テンプレート管理機能で、ワンクリックで目的のテンプレートを呼び出せ、申請書作成を簡易化できます。
• 追加資料をファイルのまま添付できるため、サイズを調整して印刷する手間が省けます。
• 現在の承認担当者や申請の状況の確認を容易に行えます。
• リマインダー機能で承認漏れや期限超過を防止できます。
• 日付、申請者、テキストなどで実施できる豊富な検索機能で目的の申請を高速に探せます。