在庫の今をリアルタイムで共有する

倉庫と営業の連携が電話とFAXに頼っていると、在庫状況の確認に時間がかかり、機会損失や発注ミスが起きやすくなります。

これまでの業務

営業担当者が顧客から注文を受けると、倉庫に電話して在庫の有無を確認。在庫がある場合は出荷依頼書をFAXで送り、倉庫スタッフが手書き台帳に出庫記録を追記。定期的に在庫の棚卸しを行い、台帳やシートに手入力して在庫数を更新。発注の判断は倉庫担当者の経験と目視確認に頼ることが多かった。

発生していた問題点

• 倉庫への電話が集中する時間帯に繋がらず、顧客への回答が遅れることがあった。
• 手書き台帳の二重管理で、実際の在庫数と記録が合わなくなるケースがあった。
• 在庫数が少なくなっていても気づくのが遅れ、欠品状態で受注してしまうことがあった。
• 出荷ミスや二重出荷が発生した際に、どの段階で問題が起きたかの追跡に手間がかかった。

在庫管理システムを導入

在庫管理システムでは、入出庫のたびに在庫数がリアルタイムで更新されます。営業担当者はシステム上で在庫を確認してそのまま出荷指示を入力できるため、倉庫への電話確認が不要になります。設定した数量を下回ると自動でアラートが上がるため、欠品リスクを事前に把握できます。

蓄積された入出庫データはエクスポートして活用できます。過去の出荷実績をエクセルに取り込み、季節変動を加味した発注数のシミュレーションや、商品ごとの回転率分析を行うことで、発注計画の精度を高められます。日々の在庫記録はシステムで、計画と分析はエクセルで、という分担が効果的です。

期待できる効果

• 在庫状況をリアルタイムで確認できるため、電話確認なしに顧客への即答が可能になります。
• 入出庫の記録が自動で反映されるため、手書き台帳との二重管理がなくなります。
• 在庫アラート機能で欠品を未然に防ぎ、機会損失を減らせます。
• 出荷履歴の記録で、トラブル発生時の原因特定と対応が迅速になります。
• エクスポートしたデータをエクセルで加工することで、需要予測・発注シミュレーションの精度が上がります。