勤怠・人事データを使える状態に整える

タイムカードの集計、手書きの評価シート、紙で回覧する労務書類。人事・経理部門の月末は、こうした処理に多くの時間を取られています。

これまでの業務

従業員はタイムカードや紙の出勤簿で勤怠を記録し、月末に部門ごとにまとめて人事部へ提出。人事担当者が勤怠データを手入力し、残業時間や有給残日数を集計して給与計算へ連携。人事評価は紙の評価シートを配布・回収し、集計後に結果を個別にフィードバック。労務書類の保管は書庫で行い、対象書類を探す際は棚を確認していた。

発生していた問題点

• 月末の勤怠集計に多くの工数がかかり、他業務が後ろ倒しになった。
• 手入力によるミスや集計漏れが起こりやすく、確認作業に手間を要した。
• 紙の評価シートでは回収状況の把握が難しく、未提出者への催促が管理者の負担になった。
• 書類が物理的に分散しているため、監査や法令対応の際に必要書類を探すのに時間がかかった。

人事・勤怠管理システムを導入

人事・勤怠管理システムでは、従業員がPCやスマートフォンで出退勤を記録すると、勤怠データが自動で集計されます。残業時間・有給残日数・アラートがリアルタイムで確認でき、月末の手作業集計が不要になります。人事評価もシステム上で行えるため、回収状況の可視化と未提出者への自動通知が可能です。

集計されたデータはエクスポートにも対応しています。部門別の残業傾向の分析、評価結果の分布確認、来期の採用・人員計画のシミュレーションなど、戦略的な判断が必要な場面ではエクセルの加工力が活きます。記録・管理はシステムで正確に、分析・レポートはエクセルで柔軟に、という使い分けが人事業務の生産性を高めます。

期待できる効果

• 勤怠データの自動集計で、月末の手作業工数を大幅に削減できます。
• リアルタイムで残業や有給取得状況を把握でき、労務管理のリスクを早期に検知できます。
• 評価プロセスの進捗をシステムで管理でき、未提出者への個別催促が不要になります。
• 評価履歴がシステムに蓄積されるため、人事判断の根拠となるエビデンスを整備できます。
• エクスポートしたデータをエクセルで加工することで、部門レポートや人員計画の資料作成が効率化されます。