契約書管理・電子署名をIT化する

契約書の印刷・押印・郵送というプロセスは、時間もコストもかかります。電子契約を導入することで、契約締結のスピードが上がり、管理コストも下がります。

これまでの業務

契約書をWordで作成・印刷し、社内で承認を経て角印・代表印を押印。相手方に郵送して署名・押印を依頼し、返送された原本を受け取ってファイリング。契約書の保管はキャビネット、更新期限の管理はExcelで行っていた。

電子契約サービスを使うことで、契約書の作成から署名・締結までをオンライン上で完結できます。相手方もブラウザ上で内容を確認し、電子署名を行うだけなので、郵送の往復がなくなります。法的効力については、電子署名法に基づく電子署名が紙の署名・押印と同等の効力を持つことが認められています。

締結済みの契約書はクラウド上に自動保存され、キーワード検索でいつでも参照できます。更新期限のアラート機能を使えば、見落としによる失効や意図しない自動更新を防ぐことができます。

なお、すべての契約を電子化する必要はありません。相手方が紙での締結を希望する場合や、法令上の要件がある場合は、従来どおりの紙契約が適切です。